strategie per aumentare la produttività

Secondo la definizione che ne dà Wikipedia, l'efficienza è la capacità di azione o di produzione con la massima efficacia e con il minimo di scarto, di spesa, di risorse e di tempo impiegati.

Vivere e lavorare con un alto grado di efficienza sta diventando uno stile operativo sempre più richiesto ai professionisti. Ognuno di noi ha già la capacità per raggiungere questa condizione operativa, eppure quasi tutte le persone si lamentano perché hanno troppe cose da fare e perché non riescono a farle tutte.

La situazione paradossale è che siamo sempre estremamente impegnati, spesso freneticamente affaccendati, eppure di rado sappiamo esattamente dove stiamo andando. Affrontiamo continuamente le emergenze ma continuiamo a posporre le cose che sono veramente importanti.

Se tutto questo vi suona familiare, allora è giunto il momento di riesaminare e rivalutare il modo di reagire alle sfide della quotidianità.

E’ possibile infatti avere una quantità enorme di cose da fare e malgrado ciò continuare ad essere produttivi, rimanendo calmi, rilassati e tenendo sotto controllo la situazione. Per riuscire a sbrigare il proprio lavoro, anziché rimanerne sepolti, basta solo modificare alcune delle proprie abitudini lavorative. Vi sono degli accorgimenti che, se applicati in maniera opportuna, completa e sistematica potrebbero farci ottenere di più pur lavorando di meno.

Vediamo ora insieme alcuni tra i principali ostacoli alla nostra efficienza.

La tendenza a rinviare le cose non è un aspetto innato della nostra personalità o del carattere; è semplicemente un’abitudine.

Ci sono molte ragioni per cui rimandiamo le cose, a partire dalla paura.

La paura di svolgere un compito spesso fa sprecare più tempo ed energia che non svolgere il compito stesso. Quanto tempo, energia ed emotività abbiamo disperso agonizzando nel senso di colpa per aver rimandato qualcosa, per poi scoprire, una volta finalmente portata a termine la faccenda, che svolgerla richiedeva pochissimo tempo?

A volte, rimandare pratiche che avrebbero richiesto non più di 10 minuti, può avere come conseguenza quella di farci vivere nel caos. Chi sta sempre a rovistare fra montagne di carte sulla scrivania, probabilmente trascorre più tempo a cercare i fogli che gli interessano di quanto ne impiegherebbe a fare una bella cernita una volta per tutte, archiviando, inserendo dati al computer, cestinando o riciclando.

Quando non abbiamo il tempo per finire il nostro lavoro, dobbiamo capire che il problema non è il tempo, ma siamo noi.

C’è chi rimanda qualsiasi cosa, ma molti lo fanno solo in particolari "settori problematici". Un’attenta analisi dimostrerà che di solito si è inefficienti, incapaci e irritabili quando si devono assolvere compiti noiosi. Mentre vi sono altri compiti che ci coinvolgono e riescono ad assorbire tutta la nostra attenzione.

Dopo aver compreso quali compiti ci si addicono, se possibile conviene assegnare ad altri quello che non fa per noi. Se invece non ci è possibile effettuare questa delega, conviene pensare che ciò che stiamo per fare ci servirà per imparare e andare avanti nella professione. Con il giusto atteggiamento, è possibile eseguire ogni incarico alla perfezione. E scopriremo che l’esecuzione di un compito da noi tanto aborrito, spesso produce esiti piacevoli e ci procura un meraviglioso senso di soddisfazione, una volta portato a termine.

Quando ci si lamenta di non aver tempo, è perché permette ad altri di rubare il proprio tempo. Quando si è in ufficio, i colleghi ci distraggono con chiacchiere e commenti, le telefonate ci distolgono dal nostro lavoro, i clienti ci chiamano per essere seguiti… e noi ci sentiamo delle vittime impotenti. In realtà, è la nostra mancanza di concentrazione che, inconsciamente, permette il verificarsi di questi contrattempi. Se siamo particolarmente assorbiti dal nostro lavoro, gli altri lo noteranno e si tratteranno dal rivolgersi a noi per cose da poco conto, oppure gli interlocutori telefonici avvertiranno immediatamente dal tono della nostra risposta che siamo impegnati, e taglieranno corto.

Allo stesso modo, se siamo noi a dover effettuare una telefonata, ancor prima di sollevare la cornetta dovremmo scriverci i punti che vogliamo affrontare e gli obiettivi che vogliamo raggiungere al termine della telefonata stessa, per non correre il rischio di sprecare il nostro tempo e farlo perdere anche agli altri. Lo stesso vale per gli incontri di persona.

I manager, i dirigenti e tutti coloro che si trovano a dover coordinare delle persone, hanno spesso a che fare con dei collaboratori che sottopongono alla loro attenzione delle situazioni problematiche, aspettandosi di ricevere una risposta efficace e risolutiva. Se avete membri del team che si comportano in questo modo con voi, fate attenzione, perché rischiate di essere convinti di dover essere voi ad occuparvi dei loro problemi.

Il vostro aiuto significherebbe impedire loro di crescere e diventare più responsabili, e al contempo questo sarebbe d’intralcio alla realizzazione del vostro compito, creando dei problemi a voi stessi. A quel punto, voi rimarrete indietro nelle vostre attività, e magari anche svegli la notte preoccupati per i problemi altrui, mentre gli "scaricatori di scimmie", come li definisce Blanchard ne L’One Minute Manager insegna a delegare, dormono sonni tranquilli, visto che hanno passato a voi le loro preoccupazioni.

Una scrivania ricoperta di fogli può bloccare qualunque tipo di produttività e aumentare la confusione di idee. Il disordine crea un circolo vizioso. Da una parte si rimanda il momento di fare una cernita delle carte e mettere così fine a tutto il disordine, ma dall’altra parte sono proprio quel disordine e quella confusione che contribuiscono ad alimentare la procrastinazione e la disorganizzazione.

Chi invece riesce ad impostare un sistema di lavoro organizzato in modo completo ed uniforme, vede aumentare all’infinito le proprie potenzialità: la mente, non più costretta a occuparsi di particolari, sino a quel momento irrisolti, può finalmente permettersi di vagare indisturbata verso nuove direzioni e nuove intuizioni. Ma un’impeccabile organizzazione mentale richiede un’altrettanta impeccabile organizzazione materiale. Una volta stabilito che cosa vale la pena conservare e sistematizzare, tutto ciò che occorre sono liste e cartelline (digitali o cartacee).

Per Allen, autore di Detto, fatto! L’arte dell’efficienza (2006), una sana organizzazione richiede due tipi d’intervento: quelli da compiere in un momento ben preciso (data e ora) nel tempo, e quelli da compiere in successione non appena smaltito il carico di lavoro che li precede.

L’agenda, secondo Allen, va rispettata come fosse terreno sacro: contiene i capisaldi del lavoro da svolgere giorno dopo giorno e dev’essere consultabile a colpo d’occhio in ogni momento della giornata. Il colpo d’occhio sarà molto più efficace proprio se l’agenda conterrà unicamente ciò che va tassativamente fatto in quel dato giorno. Se all’agenda viene assegnato il giusto posto nell’ambito dell’organizzazione, ecco che la maggior parte delle altre incombenze rientreranno invece nella categoria di compiti da svolgere "al più presto, a dispetto di tutte le altre cose che ci sono da fare."

Saper far confluire le idee e le informazioni più disparate in sequenze e priorità orientate a un risultato ben preciso è una disciplina mentale indispensabile. Decidere il prossimo passo e metterlo in atto – ossia trasporre idee e progetti al mondo del reale - è la quintessenza della produttività.

Come sostiene Allen, vita e lavoro sono fatti di azioni e di risultati. Una volta acquisita la capacità di organizzare prontamente tutto ciò che si presenta sul nostro cammino, si instaurerà una sincronia di fondo che avrà esiti portentosi per la nostra esistenza. E che ci metterà in grado di essere altamente produttivi, riuscendo a portare a termine qualsiasi obiettivo, da quelli più semplici a quelli più ambiziosi.

Agostini, D. (2006) Punti di forza, Franco Angeli, Milano.

Allen, D. (2006) Detto, fatto! L’arte dell’efficienza, Sperling & Kupfer, Milano.

Chin – Ning Chu, (1999) Fare di meno per ottenere di più, Armenia, Milano.

Emmet, R. (2001) L’arte di non rinviare, Corbaccio, Milano.

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