Strategie di time management

Il tempo è la risorsa più democratica che esista, dal momento che tutti gli uomini hanno la stessa quantità di ore a disposizione durante la giornata. Eppure, l’esperienza ci insegna che ci sono alcune persone che ne hanno sempre troppo poco, e altre (ma sono la minoranza) che ne hanno a sufficienza per portare a termine tutti i loro progetti.

In realtà, il problema della mancanza di tempo è un falso problema: la vera questione è che spesso le persone non sanno gestire se stesse. Stephen Covey, in The seven habits of highly effective people, afferma che l’essenza di una gestione efficace del tempo e della vita consiste nell’organizzare e nell’eseguire in base a priorità bilanciate. Secondo Covey, le cause di una insoddisfacente gestione del tempo possono essere tre:

1. l’incapacità di fissare priorità,

2. l’incapacità di organizzarsi intorno alle proprie priorità,

3. la mancanza dell’autodisciplina necessaria per eseguire tali priorità, attenendosi ad esse.

La maggior parte delle persone, sostiene Covey, ritiene che il loro difetto principale sia la mancanza di autodisciplina ma, a suo modo di vedere, le cose stanno diversamente, ed il problema fondamentale è che esse non hanno priorità profondamente radicate nel loro cuore e nella loro mente e, di conseguenza, non sanno definire con esattezza le attività da svolgere per portare a termine i propri progetti.

Anche Gray, autore del saggio Il comun denominatore del successo, dopo aver analizzato lo stile di vita di numerose persone di successo scoprì che ciò che le accomunava non era la capacità di lavorare tante ore o la fortuna o l’abilità nelle relazioni interpersonali, bensì la capacità di dare la precedenza alle priorità. Riuscivano in questo modo a svolgere attività magari non piacevoli ma necessarie, perché avevano ben chiaro lo scopo da raggiungere.

Come si può immaginare, è estremamente difficile gestire attività che non sono ancora state identificate o pianificate. Ed è quello che, purtroppo, blocca la maggior parte di noi.

Per questo motivo, il miglior modo per "guadagnare tempo" è quello di perderne un po’.

Per migliorare la propria condizione e produzione lavorativa, ad esempio, il primo passo da svolgere può essere quello di descrivere ciò che compete alla propria mansione, quali sono gli obiettivi da raggiungere e i prodotti da ottenere attraverso il proprio lavoro.

Fatto questo, il secondo passaggio è la definizione delle priorità.

Definire delle priorità significa stabilire che alcune cose sono più importanti di altre, ovviamente in rapporto agli impegni assunti e agli incarichi affidati.

Ma, quali sono i criteri che ci possono aiutare nella scelta delle priorità?

Allen (2006) ha individuato un modello composto da quattro criteri per scegliere l’attività da svolgere in ogni momento.

1. Contesto: ogni attività esige un luogo specifico in cui può essere svolta, così come l’utilizzo di particolari strumenti (telefono, computer). Questi sono i primi fattori che limitano la scelta.

2. Tempo a disposizione: non si può decidere di intraprendere un’attività che prevediamo ci impegni più del tempo che abbiamo la possibilità di ritagliarci.

3. Energia a disposizione. Alcune attività richiedono una riserva fresca di energia intellettuale; altre necessitano di più energia fisica; altre ancora non hanno bisogno di nessuna delle due.

4. Priorità. Dato il contesto, il tempo e le energie a disposizione, la domanda da porsi è la seguente: "Fra tutte le alternative in gioco, qual è la più importante, ora come ora?" Più si conosce il proprio lavoro e si ha ben chiaro in mente quali sono le proprie responsabilità e i propri obiettivi (progetti o prodotti da ottenere), più sarà facile rispondere a questa domanda. Sono le priorità che devono essere programmate, non le attività da svolgere.

Dato che la maggior parte di noi pensa in termini di settimane, le priorità andrebbero programmate in base a un contesto settimanale.

Al termine di ogni giornata, tuttavia, è utile dedicare qualche minuto alla revisione del programma, per rideterminare le priorità e le risposte appropriate di fronte a eventi, relazioni ed esperienze inattese. Di fronte ad un inconveniente non serve chiedersi di chi è la colpa ma piuttosto cosa fare per andare avanti.

Una gestione efficace del tempo è quella che permette di avere controllo sulla propria esistenza, sia dal punto di vista personale che professionale. Entrambe queste sfere hanno la stessa importanza, perché si integrano e hanno ripercussioni – che possono essere negative o positive – l’una sull’altra.

Riuscire a gestire e ad avere il controllo sulle nostre varie attività contribuisce a fare chiarezza nella nostra mente, ci fa sentire più sereni e contenti di noi stessi.

L’obiettivo ultimo della gestione del tempo, infatti, è quello di creare equilibrio nella propria vita. E questo lo si può ottenere se i criteri per stabilire le proprie priorità sono in accordo con i propri valori e attribuiscono la giusta importanza alle relazioni umane.

Allen, D. (2006) Detto, fatto!, Sperling & Kupfer, Milano.

Covey, S. (2001) I sette pilastri del successo, Bompiani, Milano.

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