Caratteristiche e prodotti del ruolo di segretaria di direzione

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 La Segretaria di Direzione

La segretaria di direzione o di alta direzione è la persona posta alle immediate dipendenze del capo, capace di affiancarlo in modo valido nello svolgimento delle sue diverse attività e di gestire in autonomia le aree di lavoro che le vengono delegate, prendendosi responsabilità ed esercitando frequentemente le capacità decisionali, in modo assai più pronunciato rispetto a quanto avveniva in passato, quando la segretaria tradizionale svolgeva compiti perlopiù routinari e d'abitudine.

Dal controllare la posta in arrivo ed evadere gran parte della corrispondenza del manager all'intervenire alle riunioni, dal fissare gli impegni del dirigente al sovrintendere al lavoro d'ufficio e fornire assistenza al personale, dall’organizzare e gestire gli archivi al raccogliere informazioni e compilare dati per pubblicazioni e rapporti, e ancora, risolvere i problemi di comunicazione, effettuare la supervisione di attività amministrative e commerciali: la segretaria di direzione svolge compiti qualificanti e di responsabilità ed è, di fatto, il braccio destro del manager. Il prodotto principale del suo grande lavoro organizzativo è quello di procurare tempo libero per il titolare: non perché quest’ultimo se ne vada in vacanza, ma per potergli permettere di svolgere al meglio il suo ruolo e di gestire le attività che gli competono più strettamente.

È molto importante che la segretaria abbia ben chiaro gli obiettivi che deve raggiungere, perché questo la proietta verso i risultati da ottenere e le dà una chiara indicazione del comportamento più idoneo da utilizzare. Se gli obiettivi sono troppo grandi, si rischia di scoraggiarsi in fretta: in questo caso è utile porsi degli obiettivi a breve termine più semplici che servono per stimolarci.

È utile aver ben chiaro anche qual è lo scopo dell’azienda per cui si lavora, la sua vision, i suoi valori, i prodotti che essa offre sul mercato, i suoi sistemi di comunicazione, le regole generali della comunità aziendale: più informazioni si hanno, più la segretaria riuscirà a capire anche da sola che cosa deve essere fatto e migliore sarà la sua attività di filtro.

Quest’ultimo è un compito molto importante dell’assistente di direzione: a lei è richiesto di usare il potere che le compete, ovvero di essere una sorta di vigile urbano che regola il traffico delle comunicazioni, da e verso il proprio assistito. Per svolgere al meglio l’attività di filtro, deve cercare di capire bene chi è il suo interlocutore, e quindi è consigliabile mettere il filtro all’uscita e non all’entrata. Bloccare subito le persone, infatti, può significare perdere informazioni o contatti preziosi per la propria azienda. Maggiore sarà la realtà e la conoscenza dell’azienda, quindi, più efficace potrà essere la gestione del traffico comunicativo.

Abbiamo utilizzato il termine "potere", non a caso: essendo l’assistente del manager, la segretaria è la persona più vicina al potere. Si tratta di una posizione molto invidiata, ma allo stesso tempo pericolosa, esposta alle critiche di chiunque manifesti ostilità in modo indiretto, non osando attaccare direttamente chi sta ai vertici.

Dato che un altro prodotto importante dell’assistente di direzione è far sì che il potere del capo si protragga nel tempo, è suo dovere filtrare cattive notizie e maldicenze, ma non quelle negatività che, se non risolte, potrebbero danneggiare l’organizzazione.

Anche la segretaria dispone di ampio potere in azienda, e questo non consiste solo nel godere di una corsia preferenziale per parlare con il manager suo assistito. Essa deve esercitare pienamente il suo potere, perché fa parte del suo ruolo far si che gli ordini vengano eseguiti.

Per mantenere buoni rapporti con i colleghi, l’atteggiamento che la manager assistant deve assumere non è né aggressivo (il mettersi in posizione di superiorità) né passivo (essere troppo condizionata dalle reazioni altrui), bensì assertivo, manifestando loro il proprio interesse e la propria disponibilità a risolvere gli eventuali problemi. Le critiche possono essere accettate solo se sono rivolte ai comportamenti, non alle persone.

Se da un lato, dunque, le è richiesto di essere attenta a non ferire gli altri, l’assistente di direzione deve anche evitare di essere troppo sensibile o permalosa. Il suo ruolo la porta a star vicina a persone di potere, e queste possono, a volte, essere brusche e poco piacevoli.

Dato che è una professionista investita di notevoli responsabilità e di competenze autonome, è importante che la segretaria direzionale sia in grado di affrontare qualsiasi tipo di urgenza, di pressione, di imprevedibilità. Deve possedere una grande flessibilità ed essere in grado di sapersi adattare, di volta in volta, alle diverse mansioni che deve svolgere e alle diverse situazioni in cui si viene a trovare, indossando il giusto cappello (ad esempio, il cappello dell’amministrazione comporta precisione, quello commerciale richiede spirito di iniziativa).

Se, un po’ ironicamente (ma non troppo) dovessimo riassumere le qualità di una perfetta segretaria, potremmo dire che essa deve possedere tre oggetti:

• una sfera di cristallo (per poter prevedere l’imprevedibile)

   

• la tuta di wonder-woman (perché nel suo vocabolario la parola impossibile non può esistere)

   

• la paletta del vigile urbano (per dirigere e controllare nel migliore dei modi il traffico comunicativo diretto al suo assistito). 

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