Estrategias de time management

     

Vuelve al curso sobre la Gestión del tiempo

 


La gestión del tiempo


El tiempo es el recurso más democrático que existe, ya que todos los hombres tienen la misma cantidad de horas a disposición durante la jornada. Sin embargo, la experiencia nos enseña que hay algunas personas que tienen siempre demasiado poco, y otras (que son la minoría) que tienen suficiente para llevar a la fin todos sus proyectos.
En realidad, el problema de la falta de tiempo es un falso problema: el verdadero problema es que a menudo las personas no saben gestionarse a si mismas. Stephen Covey, en The seven habits of highly effective people, afirma que la esencia de una gestión eficaz del tiempo y de la vida consiste en organizar y en cumplir en base a prioridades. Según Covey, las causas de una insatisfactoria gestión del tiempo pueden ser tres:

  1. La incapacidad de fijar prioridades.
  2. La incapacidad de organizarse en base a las propias prioridades.
  3. La falta de autodisciplina necesaria para completar tales prioridades, adecuándose a ellas.


La mayor parte de las personas, sostiene Covey, considera que su principal defecto sea la falta de autodisciplina pero, según su forma de ver, las cosas son distintas, y el problema fundamental es que no tienen prioridades arraigadas profundamente en su corazón y en su mente y, por consecuencia, no saben definir con exactitud las actividades a desarrollar para llevar a su fin los propios proyectos.


También Gray, autor del sabio Il comun denominatore del successo, después de haber analizado el estilo de vida de numerosas personas de éxito descubrió que lo que las unía no era la capacidad de trabajar tantas horas o la fortuna o la habilidad en las relaciones interpersonales, pero sí la capacidad de dar la precedencia a las prioridades. Conseguían de este modo desarrollar actividades que a lo mejor no eran agradables pero eran necesarias, porque tenían muy claro el objetivo a alcanzar.
Como se puede imaginar, es extremamente difícil gestionar actividades que no se han aún identificado o planificado. Y es eso que, por desgracia, bloquea a la mayor parte de nosotros.


Por este motivo, el mejor modo para “ganar tiempo” es el de perder un poco.
Para mejorar la propia condición y producción laboral, por ejemplo, el primer paso a desarrollar puede ser el de describir las propias responsabilidades, cuales son los objetivos a alcanzar y los productos a obtener a través del propio trabajo.


Hecho esto, el segundo paso es la definición de las prioridades.
Definir unas prioridades significa establecer que algunas cosas son más importantes que las otras, obviamente en relación a los compromisos asumidos y a los encargos que tenemos.
Pero, ¿cuáles son los criterios que nos pueden ayudar al elegir las prioridades?
Allen (2006) ha determinado un modelo compuesto de cuatro criterios para elegir la actividad que se tiene que desarrollar en cada momento.

  1. Contexto: cada actividad exige un lugar específico en el que puede ser desarrollada, así como el utilizo de particulares instrumentos (teléfono, ordenador). Estos son los primeros factores que limitan la elección.
  2. Tiempo a disposición: no se puede decidir empezar una actividad que prevemos que nos ocupará más tiempo del que tenemos a disposición para dedicarle.
  3. Energía a disposición: algunas actividades requieren una reserva fresca de energía intelectual, otras necesitan más energía física; otras no tienen necesidad de ninguna de las dos.
  4. Prioridad: Dado el contexto, el tiempo y la energía a disposición, la pregunta que se tiene que hacer es la siguiente: “Entre todas las alternativas en juego, ¿cuál es la más importante en este momento?” Cuanto más se conoce el propio trabajo y se tiene bien claro cuales son las propias responsabilidades y los propios objetivos (proyectos o productos a obtener), será más fácil responder a esta pregunta. Son las prioridades las que tienen que ser programadas, no las actividades a desarrollar.


Dado que la mayor parte de nosotros piensa en términos de semanas, las prioridades deberían ser programadas en base a un contexto semanal.
Al final de cada jornada, todavía es útil dedicar algún minuto a la revisión del programa, para redeterminar las prioridades y las respuestas apropiadas de frente a eventos, relaciones y experiencias en espera. De frente a un inconveniente no hace falta preguntarse de quién es la culpa sino qué hacer para seguir adelante.


Una gestión eficaz del tiempo es aquella que permite tener el control sobre la propia existencia, sea desde el punto de vista personal que profesional. Ambos puntos tienen la misma importancia, porque se integran y tienen repercusiones -  que pueden ser negativas o positivas – una sobre la otra.
Conseguir gestionar y tener el control sobre nuestras actividades contribuye a aclarar nuestra mente, nos hace sentir más serenos y contentos de nosotros mismos.


El último objetivo de la gestión del tiempo, de echo, es el de crear equilibrio en la propia vida. Y esto se puede obtener si los criterios para establecer las propias prioridades son de acuerdo a nuestros propios valores y atribuyen la justa importancia a las relaciones humanas.
 
 


Bibliografía de referencia
Allen, D. (2006) Detto, fatto!, Sperling & Kupfer, Milano.
Covey, S. (2001) I sette pilastri del successo, Bompiani, Milano.

 

 

Vuelve al curso sobre la Gestión del tiempo

 

 

» La sociedad
 
 Formadores de Il Sole 24 Ore
 
  Búsqueda en la Web
 

Select a newsletter to subscrive to receive news about products, fairs, promotions.
E-mail :
Name :
Subscrive
Remove
Manageconsulting.it | Mapa
Informativa | Manage Consulting International 2000/2020 - Todos los derechos están reservados | P.Iva : 03666260280
by Ewebb.it
We use cookies to provide a better experience for users browsing our website. By using the website, you agree to the use of cookies. OK